Tool fürs Projektmanagement

Die Team-Matrix

Einer der häufigsten Fehler bei der Durchführung von Projekten ist, dass die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten des Projekt-Teams nur unzureichend festgelegt sind. Abhilfe schafft ein einfaches aber effizientes Tool fürs Projektmanagement: Die Team-Matrix.

Die Team-Matrix liefert einen schnellen Überblick über die Verteilung der Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten in einem Projekt.
Im folgenden Beispiel - der Organisation eines Kundenevents - sind die zu erbringenden Leistungen und Verantwortungsbereiche den Beteiligten zugeordnet.

Funktion und Aufgabe

Die Reihen zeigen wie eine Teilaufgabe koordiniert wird und welche Abhängigkeiten bestehen. Die Spalten zeigen, wer in die Aktivitäten involviert ist und welche Funktion er einnimmt.

Projekt Kundenevent	Projektteam/Stakeholder
Projekt Kundenevent	Maike	Tim	Jens	Heidi	Stefan	Christian
Leitung des Projekts				V
Terminplanung und -koordination	V/E				I
Budget bestimmen und freigeben lassen		V		M	E
Agenturbriefing erstellen	M		V	M	I	M
Lokalität suchen und buchen				E	M	V
Einladungen entwerfen und versenden	V				M
Rücklaufkontrolle Gästeliste					I	V
...	V	M		E
...			V	M
Kosten intern verrechnen		V
V = Verantwortung; E = Entscheidung; M = Mitarbeit; I = informieren

Team-Matrix als Excel-Tabelle herunterladen (xls, 21 KB)

Anwendungstipps

Prüfen Sie die Zeilen horizontal und achten Sie auf folgendes:

Zu viele V: Sind zu viele Personen involviert und arbeiten an der selben Sache?
Kein V: Wer erledigt die Arbeit?
Kein E: Ist keine Entscheidung notwendig oder entscheidet niemand?
Mehr als ein E: Verwirrung ist angesagt!
Viele M: Müssen wirklich so viele Personen an dieser Aufgabe mitwirken?
Viele I: Müssen alle davon wissen?

Prüfen sie die Spalten vertikal und achten Sie auf folgendes:

Viele V: zu viel Arbeit für eine Person?
Kein V oder E: Ist diese Funktion notwendig?
Zu viele E: Stimmt die Verteilung der Kompetenzen?
Kein Leerraum: Ist die Person überlastet oder wird in zu geringem Umfang delegiert?

Am besten testen - Stefan R. Volpp

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